L'audit de deux jours : ce qu'on chiffre, et pourquoi

Avant de construire quoi que ce soit, je chiffre. Deux jours, 1 900 €. J'observe ce que vos équipes font à la main, et je mets un prix sur ce que ça vous coûte.

Pourquoi chiffrer d'abord

On peut commencer un projet par la solution : une application, un outil, un agent. On se demande ensuite ce que ça va rapporter.

Je préfère l'inverse. D'abord, ce que le process vous coûte aujourd'hui. Ensuite, ce que l'outil ferait gagner. Et seulement après, ce que coûterait l'outil.

Dans l'autre sens, on finit par justifier un projet déjà décidé. Les chiffres arrivent pour rassurer, pas pour trancher.

Ce que je regarde pendant deux jours

Pendant deux jours, chez vous ou à distance, j'observe ce que vos équipes font à la main. Par exemple :

• les fichiers Excel que l'on remplit, que l'on copie et que l'on renvoie ;
• les validations qui passent par mail, et les relances qui vont avec ;
• les ressaisies d'un outil à l'autre ;
• les reportings refaits à la main chaque mois.

Je ne cherche pas où mettre de la technologie. Je cherche où part le temps, et donc l'argent.

Ce qu'on chiffre

À la fin des deux jours, vous avez quatre choses.

• Ce que le process vous coûte aujourd'hui. En euros, pas en impression.
• Ce que l'outil ferait gagner. Combien ça coûte aujourd'hui, combien ça coûterait demain.
• Un périmètre écrit. Ce qui est dedans, et ce qui ne l'est pas.
• Un prix ferme. Pas une fourchette. Un prix.

Le périmètre écrit protège les deux côtés. Vous savez ce que vous achetez. Je sais ce que je livre. Et personne ne découvre en cours de route qu'il ne parlait pas de la même chose.

Le calcul est vite fait

Prenons un exemple. Une entreprise sait qu'elle perd 15 000 euros par mois. Quelqu'un arrive et dit : « je coûte 15 000 euros, une fois, et le problème disparaît ». Le calcul est vite fait.

C'est exactement ce que l'audit cherche à poser. D'un côté, un coût qui se répète chaque mois. De l'autre, un investissement qui se paie une fois. Quand les deux chiffres sont sur la table, la décision n'a plus besoin d'un long débat.

L'exemple est volontairement simple. Dans un vrai process, le coût se cache dans des heures de saisie, des relances, des erreurs à rattraper. L'audit sert à les additionner.

Sans ces deux chiffres, on discute d'un prix. Avec eux, on discute d'un gain.

Et si le gain ne justifie pas le projet

Alors je vous le dis.

Ce n'est pas de la modestie. C'est du calcul. Un projet qui ne rapporte pas assez vous coûtera plus que l'audit. Mieux vaut le savoir après deux jours.

Pour être honnête, c'est aussi ce qui rend les autres chiffres crédibles. Si je ne disais jamais non, mes « oui » ne vaudraient rien.

Ensuite, comment on construit

Si le gain est là, la construction suit trois règles.

• Par lots, avec une démonstration chaque semaine. Vous voyez l'outil avancer, et vos retours entrent au fil de l'eau.
• Une recette sur un cas réel, jamais sur la production. Rien ne part vers vos clients tant que ce n'est pas prouvé.
• Vous restez propriétaire. L'outil vit dans votre espace Microsoft 365. Vous recevez la documentation, le guide utilisateur et l'aide-mémoire, et vos équipes sont formées.

Ce que ça change pour vous

Avant de lancer un projet d'outil, posez-vous les questions que l'audit pose.

• Savez-vous ce que le process vous coûte aujourd'hui, en euros ?
• Savez-vous ce que l'outil ferait gagner, avec un chiffre ?
• Avez-vous un périmètre écrit, ou seulement une idée de périmètre ?
• Avez-vous un prix ferme, ou une estimation qui bougera ?

Si une réponse manque, c'est par là qu'il faut commencer. Un projet bien chiffré se décide vite. Un projet mal chiffré se discute longtemps.

Une partie de la réponse se trouve parfois dans ce que vous payez déjà : zéro logiciel acheté. Un exemple de coût caché, la consolidation par fichiers : la consolidation Excel qui finit en débat de six mois. L'audit est détaillé sur la page Deux jours pour chiffrer le gain, et des projets livrés dans les réalisations.

On chiffre d'abord ce que le process vous coûte. Si le gain ne justifie pas le projet, je vous le dis.