La consolidation Excel qui finit en débat de six mois

Chaque mois, dans un groupe du CAC 40, les responsables financiers de chaque pays remontent leur trésorerie. Par Excel, chacun le sien, chacun sa devise. Six mois plus tard, en réunion de pilotage, personne n'est d'accord sur les chiffres.

Comment on en arrive là

Le mois commence normalement. Les fichiers arrivent, un par pays. On consolide.

À J+3, quatre responsables renvoient une « version 2 ». C'est normal : une trésorerie, ça bouge.

Sur les quatre, deux sont intégrées. Les deux autres passent à la trappe.

Sur le moment, rien ne le signale. Le mois se termine, puis le suivant. Les écarts dorment dans les fichiers.

Six mois plus tard, la réunion de pilotage commence. Le directeur a ses chiffres. Les responsables ont les leurs. Ils ne sont pas d'accord. Et le pire, c'est que chacun a raison. Sur sa version.

Ce n'était pas les équipes

Le premier réflexe, c'est de chercher qui s'est trompé. Mauvaise piste.

Les équipes ont fait leur travail. Elles ont envoyé leurs chiffres, puis leurs corrections. Le problème n'était pas elles. C'était l'outil.

Excel est excellent pour calculer. Il n'est pas fait pour recevoir, chaque mois, les chiffres de plusieurs pays et garder une seule vérité. Il lui manque trois choses.

• Une source unique. Chaque fichier envoyé est une copie. Autant de pays, autant de copies. Chaque correction en ajoute une.
• Un verrou. Rien n'empêche un chiffre de bouger après l'envoi. Ni un fichier d'en remplacer un autre.
• Une traçabilité. Quand un chiffre change, personne ne peut dire qui l'a changé, ce qui a changé, ni quand.

Sans ces trois choses, la consolidation repose sur la mémoire de quelqu'un. Et une mémoire ne tient pas six mois.

Ce qu'on a construit à la place

Une application de pilotage de trésorerie, dans le Microsoft 365 du groupe. Elle est construite avec Power Apps, l'outil de Microsoft 365 qui sert à créer des applications métier. Les responsables financiers n'envoient plus de fichier. Ils remplissent un formulaire.

• Un formulaire de saisie unique. Tous les pays saisissent au même endroit, de la même façon.
• La conversion de devises automatique. Plus personne ne la refait à la main dans son coin.
• Un bouton « Soumettre » qui verrouille la saisie. Une fois soumis, le chiffre ne bouge plus.
• Aucune modification sans le directeur. Pour corriger, il faut un déblocage explicite du directeur. Une correction reste possible. Mais elle ne peut plus arriver en douce : elle passe par lui.
• Chaque entrée versionnée. Qui a saisi, quoi, quand. L'historique se garde tout seul.
• Une campagne qui s'ouvre et se ferme pour tout le monde. Le lancement envoie une notification simultanée à tous. La clôture est simultanée, elle aussi.

Le tout tourne sur la licence Microsoft 365 que le groupe payait déjà. Aucun logiciel de consolidation acheté.

Pourquoi le verrou compte plus que le formulaire

On pourrait croire que la valeur est dans le formulaire. Elle est surtout dans le verrou et dans l'historique.

Le formulaire range les chiffres. Le verrou les fige. L'historique les explique.

Quand un chiffre a changé, on ne débat plus. On regarde qui l'a changé, et quand. La réponse est dans l'outil, pas dans la mémoire de quelqu'un.

C'est là que la « version 2 » change de nature. Avant, c'était un fichier de plus, qui pouvait se perdre. Maintenant, c'est une modification débloquée, datée, rattachée à son auteur. Elle ne peut plus passer à la trappe.

Résultat : une seule vérité. La question « quelle version ? » n'existe plus. Une réunion de pilotage n'a plus à trancher entre deux fichiers. Elle peut porter sur la trésorerie elle-même.

Ce que ça change pour vous

Si votre consolidation passe par des fichiers envoyés chaque mois, posez-vous trois questions.

• Combien de « version 2 » avez-vous reçues le mois dernier ? Savez-vous où elles sont toutes ?
• Si un chiffre a changé après l'envoi, pouvez-vous dire qui l'a changé, et quand ?
• En réunion, combien de temps passez-vous à vous mettre d'accord sur la version, avant de parler des chiffres ?

Si une seule de ces réponses vous gêne, le problème n'est probablement pas vos équipes. C'est l'outil.

La bonne nouvelle : la solution ne demande pas forcément un logiciel de plus. Dans ce groupe, tout a été construit sur la licence Microsoft 365 déjà payée. C'est le sujet de Zéro logiciel acheté. Et la même logique vaut pour les imports qui doivent dire qu'ils ont tourné : voir la pastille verte.

Le récit complet du projet est dans la réalisation Une seule vérité pour la trésorerie. La démarche générale est décrite sur la page Une application à la place de l'Excel.

Une saisie unique, un verrou, un historique. Avec ces trois pièces, la « version 2 » ne peut plus se perdre.